自动化如何帮助销售团队解决3个常见痛点

如今,拥有良好联系和受过良好教育的客户希望销售人员能够随时为您提供即时,直接和量身定制的响应。如果销售团队要满足这种需求,则不再选择在销售以外的活动上花费太多时间。为了避免落后,他们必须配备能够最大化效率和生产力的工具和流程,使他们能够专注于重要的事情:客户和增加收入。

但是,销售人员将大量时间花在销售之外的活动上已经不是什么秘密了。实际上,根据CSO Insights的说法,只有36%的时间集中在主要销售职能上。取而代之的是将大量的时间花费在手动和管理任务上,其中许多时间来自于生成文档所需的过程。为了使销售团队发挥更高的功能并取得更大的成功,需要对这些影响较小的活动进行自动化。

现实情况是,此手动工作的一个重要部分来自文档生成过程,因为销售人员必须在整个销售周期中生成并发送大量文档。不可避免的是,如果手动创建文档,则可能会出现问题。这是手动文档生成过程导致的一些常见问题:

对文档状态的可见性差:未存储在中央存储库中且无法跟踪的文档可能会导致可见性受损。通常,销售团队需要快速回答问题并轻松找到答案。当不存在中央存储库时,这可能具有挑战性,耗时且不可靠,因为它需要搜索多种资源,例如已发送的电子邮件和本地驱动器。

不一致的文档格式和品牌:销售人员自己生成和分发文档时,几乎不可能确保文档的外观和风格与公司的品牌一致。不幸的是,当发送给潜在客户和客户的文件在外观和品牌上不一致时,它将侵蚀公司的品牌完整性,并有损公司的形象和声誉。

复制和粘贴:尽管看上去很明显,但是复制和粘贴以创建文档内容浪费了宝贵的员工时间并引入了错误。错误可能会导致销售过程中的延误和返工,这对于销售人员和潜在客户而言都是令人沮丧的。

为了帮助解决这些问题,销售团队需要一个可以自动生成文档的流程-无论是Word文档,Excel电子表格,HTML电子邮件还是更多。反过来,通过以下方式,文档生成有助于简化整个销售流程并消除痛点:

获得更多文档可见性: 许多文档生成解决方案同时将文档的副本直接保存在组织的CRM中。这样,每个团队成员都可以更好地查看文档,例如创建和发送文档的日期和时间,以及引用文档的内容,从而在部门和组织之间获得更大的可见性。客户互动通常要求快速访问文档内容,当所有文档都存储在CRM中并且可以轻松定位和引用时,这便成为可能。

建立品牌一致性:由于文档生成技术,销售团队和公司领导不再需要担心发送带有不一致品牌的不规则文档。相反,可以预定义和轻松管理常见文档类型的模板,以确保创建正确的当前版本并将其分发给客户。

消除了将信息手动复制和粘贴到新文档中的情况:在这种情况下,将预先创建一个或多个模板,并在开发文档时使用它们。这样就无需从其他来源复制和粘贴信息,从而避免了手工完成时可能发生的错误。复制和粘贴也很费力且缓慢,因此消除它可以节省时间并提高生产率。

实际上,根据Aberdeen Group的数据,有效简化销售流程的公司的收入同比增长是其他所有公司的两倍以上。这些公司还缩短了销售周期,而其他公司则经历了更长的销售周期。

例如,B2B软件和服务公司Dimelo面临着复杂的报价生产过程。销售团队需要根据软件和服务生成具有不同条款和条件的报价,并以多种语言生成报价,具体取决于客户所在的位置。此外,定价很复杂,并且很难使价目表保持最新。各个销售代表生成的报价单为Word文档,这是一个劳动密集型且容易出错的过程,导致品牌差异和定价错误。借助文档生成技术,Dimelo能够在整个过程中添加和修改模板和按钮,以满足不断变化的需求。这些模板包括价格手册和用于以多种语言生成报价的模板。因此,Dimelo销售团队现在可以使用一组正确的条款和条件,以目标语言快速,自动地生成报价。团队还体验了加速的报价制作过程,同时确保了准确性以及跨报价的更一致的品牌体验。

文档生成技术在销售周期中起着核心作用,在计划如何授权销售团队并创建销售流程优化和效率时,必须考虑到文档生成技术。通过文档生成解决方案的支持,手动流程的自动化将使时间回到销售团队,减少错误,并使他们专注于销售的最重要方面:直接与客户和潜在客户互动。

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