ERP的好处:企业资源计划系统的优缺点

至少可以说,确定企业应该和不应该投资哪些技术是很困难的。一方面,您想成为负责公司内部创新和增长的人。但是您也不想成为失败项目的触发者。那么,ERP软件投资值得冒险吗?要找出答案,您需要权衡ERP的优势,尤其是权衡ERP系统的优缺点时。

无论您的企业规模大小,您的公司都可以从ERP中受益。企业资源计划软件(ERP)是一套可定制的应用程序,允许企业集成和管理其最重要的流程。尽管有很多优点,但并非一帆风顺。ERP也有其缺点。

ERP概论
在我们共享ERP系统的主要优点和缺点之前,我们想提供介绍性信息并消除关于ERP的一些神话。

简要概述
那么,ERP软件如何工作?

从最基本的意义上讲,ERP软件是一种用于集中公司信息数据库,自动化日常任务并简化业务流程的工具。使用此工具的最终目标是优化运营并释放员工的时间,以便他们可以执行更多本能的任务。这些目标可以提高收入利润率和效率,同时改善整个公司之间的沟通。

软件选择神话
在进行ERP选择项目时,这是一项快速的现实检查:

1.成本应该是最大的因素
最好的ERP系统可以满足您现在和将来的预期需求,而且它可能不是最便宜的选择。您的投资回报率(ROI)取决于您随时间推移从ERP中获得的总体价值。

2.选择应由IT部门完全管理
至关重要的是,您的ERP选择团队除IT部门外,还应包括关键业务部门的利益相关者。此外,请确保与每天使用该软件的人员进行交谈。他们的需求和需求应该是头等大事,因为他们使用系统的能力将最终决定它是成功还是失败。

3.选拔应完全由顾问管理
顾问并不能代替您每天使用您现有系统的内部团队。顾问可能会对软件甚至您的行业有更好的了解,但是您自己的员工将通过运用他们对公司的知识来确保ERP选择成功,从而发挥关键作用。

4.功能越多越好
通过简化运营,许多组织可以变得更加成功。拥有无数功能的软件不应使外卖吸引眼球。相反,应将重点放在可满足您企业实际需求的解决方案上。

5.当您联系供应商时,研究阶段结束
您选择的ERP软件似乎很适合纸上谈兵,但这是否可以满足您在现实世界中的需求?在签署任何长期协议之前,获得关键流程的实时演示或软件试用版总是一个好主意。不幸的是,失败的ERP实施和买方的是很常见的。

优点
既然我们已经介绍了基础知识并清除了一些误解,那么现在该是继续探讨为什么全球各地的公司都在实施ERP软件的时候了。

ERP系统是许多组织的资产。通过统一和保护您的信息,自动化流程并生成易于理解的报告,它们可以使您的业务更加顺畅。有了这些以及更多的功能,企业中ERP系统的优势将使您的日常运营和长期计划更加有效。以下是实施此类软件时最大的ERP收益:

1.集中的IT成本
尽管ERP软件通常是一笔大投资,但它可以统一您的IT成本并提高效率。您可以将所有这些成本集中在一个ERP系统上,而不必将资源花费在都需要专门人员,基础架构,支持团队和许可证的多个系统上。

此外,如果您在异构系统上的花费要比在集中式ERP上花费的多,那么您甚至可以节省总体IT成本。使用单个系统还减少了对最终用户的培训要求,因为他们只需要学习一个系统,而不需要与众多单独的应用程序进行交互。

尽管ERP可以包括众多功能领域,例如客户资源管理(CRM),会计,人力资源管理和供应链管理,但系统的设计必须是模块化的。这样,您就可以仅使用符合您需求的作品。ERP的核心是将其他系统及其数据绑定在一起的粘合剂。某些ERP可让您将众多第三方系统集成到一个统一的整体中。

2.总可见度
ERP的这一优势是该软件的最大卖点之一。ERP软件允许您和您的高级管理人员轻松访问每个部门的数据,从而可以完全访问您业务中的每个重要流程。

例如,您可以每天监控库存水平,包括尚未收到的未来托运货物和当前运输中的库存。通过准确了解您在库存水平方面的立场,您可以在更精确的水平上控制您的营运资金。

此外,公司所有信息在集中位置的可用性可增强协作并简化任务的完成。这种完整的可见性提供了更一致的工作流,并允许以最大的效率轻松跟踪部门间的流程。所有这些使您可以自信地快速做出决定,因为您可以放心,在任何给定时刻都可以看到完整,完整的图片。

3.改进报告和计划
除提高可见性外,更好的洞察力是ERP软件的主要优势。跨部门实施ERP套件意味着您的组织针对每个流程都拥有一个统一的报告系统。通过单一的事实来源,ERP系统可以随时轻松生成有用的报告和分析。该软件使您能够跨部门分析和比较功能,而无需麻烦多个电子表格和电子邮件。

最受欢迎的报告之一涉及财务(参见图)。通常内置诸如收入和现金流量表之类的标准财务报告,无需IT干预即可快速生成自定义报告。

除此之外,许多ERP供应商还通过其软件提供商业智能服务。此BI功能使企业可以更深入地分析其运营。这些洞察力可以通过识别运营优势和需要改进的问题领域来帮助进行企业规划。通过提供对公司数据的这种详细视图,ERP用户可以根据趋势和指标做出更明智的决策。

4.灵活的模块化
如今,企业资源计划软件的最大优势之一是其模块化结构。大多数ERP供应商提供了几种可以根据业务需求一起实施的应用程序。除少数例外,每个应用程序都设计为能够独立存在或与更大的套件集成。这样,您的公司可以选择最适合您的组件,并且可以省去您不需要的组件。

另一方面涉及软件的实现方式。两个主要部署是本地部署和通过云进行的。对于本地系统,必须购买物理软件并将其安装在所有公司的计算机和服务器上。借助基于云的系统,整个软件包都完全由ERP供应商在异地处理。基于云的ERP软件近年来一直在增长,并且预计将变得更加流行。

5.提高效率
除了减少IT和培训成本之外,ERP还可以减少员工进行日常活动所需的时间和精力。正确实施后,ERP解决方案可以大大减少或消除重复的人工流程,从而使团队成员腾出精力来专注于影响收入的任务。该系统同样可以帮助采用和实施行业最佳实践流程,从而使整个企业的所有行动保持一致。

诸如人工智能(AI),机器学习,机器人过程自动化(RPA)等尖端技术支持许多ERP软件应用程序中看到的自动化和智能建议功能。这种高级功能可以管理业务活动,例如需求预测,生成采购订单以及跟踪从制造到交付的产品。

6.客户服务
您公司的客户即使不知道也可以从ERP系统中受益。因为客户信息是集中和简化的,所以您的销售团队将能够专注于建立和维护客户关系,而不是维护电子表格。归根结底,企业应关注的第一件事是客户的获取和保留。通过ERP系统提供的端到端跟踪和见解,您可以从营销自动化一直到后期客户服务,提供更好的客户交互。

大多数最新的ERP套件还支持电子商务集成。这意味着您的企业将能够更好地处理基于Web的订单处理和客户交互。

7.数据安全性和质量
ERP系统的最大优势之一是数据安全性。毕竟,ERP概念的核心是数据。跨职能孤岛(如客户服务,销售,市场营销和业务发展)共享数据可增强整个公司的协作。广泛的数据访问的另一面是控制谁可以查看和编辑信息。ERP解决方案具有内在的控制措施,可确保数据的安全性。

此外,有助于ERP平台保持高水平数据安全性的是,它们提供了一个单一的输入系统。合并来自多个系统的信息通常会导致源之间的冲突,但是具有单个信息存储库有助于提高公司数据的准确性,一致性和安全性。

本地和基于云的ERP系统都可以为您的组织提供更高的安全性。ERP软件所使用的数据库系统还可以对关键和敏感数据进行集中备份。尽管许多人认为,基于云的ERP系统可以提供额外的安全性。由于您公司的所有数据都是通过云进行管理的,因此许多供应商都雇用了不间断的安全专家来确保其服务器受到保护。这使黑客更难像在专用服务器上一样进行测试攻击。

8.改进的协作和工作流程
协作是业务蓬勃发展的重要组成部分。但是,企业常常发现他们的团队处于孤岛中,这仅仅是因为协作需要更多的时间和精力。但是,ERP软件使协作变得轻而易举。ERP平台通过为员工提供在需要时可以访问所需数据的途径,从而简化了与他人协作的过程。他们通过提供一个部门间的数据库来做到这一点,每个部门的信息都集中在一个集中的位置。

这样可以进行实时项目更新,并在整个公司内实现更好的沟通。有了ERP系统,每个员工都可以按需访问整个公司的大量数据,这使他们可以看到全局。反过来,这为您的员工提供了做出积极决策所需的工具,同时使他们感到更有价值。对您业务的净影响是与手动数据跟踪相关联的更高的效率和更低的运营成本,以及更高的员工敬业度。

9.标准化的业务流程
大多数ERP系统都是根据行业最佳实践开发的。这些经过实践检验的流程为各种规模的企业带来了巨大的收益。它还使企业能够标准化自己的流程和系统,从而进一步提高生产率和效率。

这些过程提供一致的结果,使您能够不断改善组织的运营方式。并且由于许多过程是自动化的,因此大大减少了错误和成本。结果,减少了部门之间的摩擦并提高了协同作用。

10.促进合规
对于企业来说,最困难的正在进行的任务之一就是满足合规性要求。在财务记录中保持完美的准确性并非易事,但仍然需要做到。ERP通过安全和经过验证的数据以及内置报告来帮助遵守法规。这些报告也可以自动执行,以减少连续审核的成本。此外,许多ERP供应商都考虑到了特定法规,例如《萨班斯法案》(SOX)和《联邦信息安全管理法案》(FISMA)。

11.改进的供应链管理
对于处理实物库存和生产转移的公司,ERP系统可以通过多种方式加强供应链管理。这项改进可以缩短交货时间,增加准时交货时间,并带来许多其他好处,这些好处可以增强您的整体运营和业务成功。通过精心设计的ERP平台,通过改进的需求预测,库存管理,采购等,您的供应链可以变得更好,响应更快。简化的供应链还可以促进制造创新,从而可以帮助您降低成本并开发令人兴奋的新产品,从而为您的企业提供保持领先地位所需的竞争优势。

此外,ERP系统可以显着提高盈利能力并减少涉及库存和生产的超额费用。对销售,生产和交货时间表的统一见解可优化库存水平,而不用依赖“最佳猜测”估算即将到来的数量。

12.出色的可扩展性
为了确保您的业务不断取得成功,您必须时刻关注未来。很多时候,企业无法正确地计划,遇到严重的成长难题,这给他们所享受的任何进步都构成了严重的障碍。拥有一个能够优雅,高效地适应公司发展的系统至关重要,而正确的ERP系统可以轻松实现这一目标。

是否正在扩大客户群;进入新市场;推出新的流程,部门或产品;或正在以其他方式发展您的业务,只要有合适的软件供应商,就可以轻松地向ERP平台添加新功能。

只要确保与供应商交流时,他们就可以理解您未来的增长意图。

缺点
借助企业资源计划系统的众多优势,您可能已准备好开始比较系统。但是,了解此类软件的弊端和风险以确保ERP是适合您业务的正确系统同样重要。以下是购买者在实施新系统时可能遇到的主要ERP缺点:

1.成本
如果您选择投资于传统的ERP系统,例如SAP Business One,则很容易最终为单个许可证花费5个数字。对于许多人来说,这是迄今为止ERP软件的最大缺点。仅软件的前期成本就可能高得惊人,特别是对于中小型企业。中小型企业可以通过云解决方案来避免前期成本,该解决方案通常按月订阅。如果您希望节省更多成本并为项目做好准备,请考虑使用另一种方法:开源ERP软件。

2.实施和维护成本
尽管仅软件是一项重大投资,但实现过程的成本却几乎是后者的四倍。企业必须考虑成功部署所需的人力成本和时间。您可能需要雇用其他IT人员,ERP顾问,软件培训专家等。提供传统系统的供应商通常会在许可费用之外收取维护费用。此外,您可能需要投资购买新硬件以正确支持您的ERP软件,例如服务器和兼容的移动设备。同样,您需要指定个人来维护他们。

通过典型的轻松实施,无需硬件且维护或升级需求有限,云ERP软件再次成为了不错的选择。基于云的软件也被称为SaaS(软件即服务),其设计并不昂贵。这些类型的系统的实现仅涉及在任何兼容且支持Internet的设备上登录;维护和升级通常由供应商管理。

3.定制流程
定制是ERP软件的最佳方面之一,但是它可以轻松,快速地失控。自定义软件需要花费大量时间,精力,专业知识和金钱。但是很多时候,企业完全低估了需要多少资源,或者要么没有完成定制,要么最终超出预算。定制最终会减少系统中内置的最佳实践,并在将来使升级变得更加困难。

4.复杂性
ERP软件解决方案提供了众多功能,但这也意味着该软件可能很复杂且难以使用。对于企业来说,并非没有听说过可以充分利用ERP解决方案的所有潜力,但是却没有为实施该解决方案进行适当的规划。一些企业可能发现自己的系统过于庞大,流程过于复杂,导致ROI下降。如果由于复杂性而无法说服团队采用该软件,则尤其如此。

为了避免成为ERP软件复杂性的受害者,

投资基于角色的用户培训,避免使用功能超出您所需的系统。

下一步
在决定哪种平台适合您的业务时,重要的是要考虑ERP软件的优缺点。但是,您不应该让潜在的失败吓倒您,而这些工具可能会将您的业务推向新的高度。如果您需要有关产品研究入门的帮助,请查看我们的ERP要求模板或我们的ERP研究和报告。

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