ERP软件选择流程和标准

好的企业资源计划(ERP)系统应该对业务的每个部分都有影响。这些备受追捧的企业应用程序有助于管理活动,包括计划,研发,采购,供应链管理,销售和市场营销。有无数种可用的ERP软件解决方案,因此,做出适合您组织的正确选择至关重要。但是您知道ERP选择过程是什么样的吗?

什么是ERP软件?
首先,让我们弄清楚基础知识。ERP软件是一套集成的应用程序,可以自动化和简化关键业务流程。它充当集中式数据存储库,并提供工作流自动化和实时见解。ERP软件还具有确保符合行业和法规标准,改善客户服务并分析组织财务状况的功能。

为了使内容简短,我们现在进入ERP选择过程。但是,如果您想继续学习以及什么是ERP,我们在这里为您提供这些信息。

选择过程
为了提供其他一些入门信息,我们将带您逐步了解ERP软件的选择。这个易于遵循的四个阶段的流程可帮助您确定业务需求,评估和比较解决方案,验证技术要求并签订一份大合同。

1.需求与研究
您可以将需求列表视为ERP选择标准清单。需求是您的企业对软件解决方案的需求。这将帮助您确定ERP系统是否适合您的业务。

需求收集
在评估业务需求时,请记住,ERP软件的最大优势在于全面的数据分析,全面而准确的报告功能以及多种流程自动化功能。我们将在我们的ERP需求列表中深入探讨此主题,但这是读者要问自己的问题摘要:

评估您当前的业务运营以及ERP软件如何融入其中。例如,您是否需要响应式解决方案来容纳使用移动设备的员工?什么是最适合您开展业务的报告和指标?
与可以在执行过程中参与和鼓励员工的高级主管协商。如果可能,请任命一个团队来监督选择和安装过程,包括执行官和项目经理。
诚实地评估您的业务可能并且应该改变的方式。确定ERP功能可如何转变您的运营并改善业务绩效。
初步研究
有了您的特定业务需求,您现在就可以进行初步研究,以确定哪个ERP系统可以满足您的需求。您可以在线进行大部分此类研究,但您也可以联系供应商,并从使用ERP软件系统的同事那里获得有见地的意见。将顾问视为寻找适合您业务的潜在资源。

2.供应商比较和采购
非正式查询
使用从需求收集和研究中获得的信息来帮助您从潜在的供应商那里获得相关的,信息丰富的答案。

确保供应商的产品与您现有的旧系统兼容。
检查供应商是否具有您所在行业的经验,这增加了平稳过渡的可能性。
确认供应商完全了解您的业务需求,并向其提供您草拟的任何项目计划。
信息请求(RFI)和其他RFx
在列出了几个应用程序之后,该将RFx文档发送给那些供应商了。这些包括正式的提案请求(RFP),报价(RFQ)和其他信息。

3.技术验证
将信息请求提交给供应商并收到答复后,就该彻底评估可用的ERP系统了。

技术评估记分卡
全面的记分卡可以准确,彻底地评估ERP系统,提供每个功能的详细分类。您应该至少使用四个标准评估系统:成本,支持用户需求,内部流程的改进和灵活性。

演示,概念验证等
通过使用技术评估记分卡和提案信息来缩小供应商列表后,是时候向供应商索取演示了。除了演示之外,还要求提供文档来解决ERP系统如何满足您的业务需求。

4.财务尽职调查
商业案例审查
根据您的业务流程和需求,组织的预算以及预计的节省额来评估ERP系统的功能和成本,以确保该系统将使您的业务受益并在财务上可行。此外,请考虑实施ERP项目的真正拥有成本。

评估潜在的“隐藏费用”
在选择ERP系统之前,您应该计算更换硬件,更新软件程序和执行例行维护的成本。

合同谈判与结案
选择供应商,收到报价,查看建议书并完成案例审查后,就该开始谈判合同了。

尽管此策略可能既耗时又费力,但您细致的ERP软件选择过程将获得回报。但是为了使事情变得容易一些,我们提供了技术评估记分卡,以提供更多勤奋的文档。不久,您将找到适合您业务的完美解决方案。

选择标准
既然您了解了什么是ERP软件以及选择过程是如何进行的,我们将着眼于本文的目的。以下是我们最重要的ERP软件选择标准列表。您可以在选择过程的所有阶段中使用这些条件,以帮助确定解决方案是否适合您。

1.功能和易用性
在ERP选择过程中的第一件事,我们有一些标准问题需要解决:系统的功能和易用性是什么?您需要什么功能和用户友好程度?回答这些问题将帮助您从根本上确定产品是否适合您的业务。此标准可能是最冗长和最平常的-需要对您的业务以及ERP产品进行深入评估-但要紧紧抓住,这是重要的工作。

采取以下措施可以帮助您更好地了解ERP软件,收集需求或比较系统:

需求收集–考虑组织当前面临的挑战,这些挑战可以通过ERP系统解决或减少。然后,评估哪些系统功能可以完成此任务。
考虑业务流程自动化–考虑组织中所有可以自动化的例行业务流程,并评估特定解决方案是否配备了实现此目的的工具。
检查最终用户–最终用户对技术的了解程度如何,他们是否有能力浏览复杂的软件功能?他们以前使用过ERP系统吗?回答这些问题将帮助您确定产品的用户友好性是否符合您的要求。
集中计划–考虑当前使用的系统,这些系统需要与ERP系统集成,并询问集成可能性。例如,CRM如何与整个ERP交互?
2.供应商生存能力
在您投入特定解决方案之前,明智地问自己:供应商的声誉是什么,我可以长期与他们合作吗?即使某产品具有所有正确的功能,但该公司是否不值得信赖和安全也不应该成为问题。除了公司信誉以外,您还应该查看产品的可伸缩性,以确定这是否可以持久。

分析供应商的生存能力不仅可以为您的业务确保一个出色的系统,而且可以确保成为一个出色的合作伙伴。在比较ERP系统和提供它们的供应商时,请考虑以下因素:

公司信誉–调查供应商近年来的组织结构变化,并询问供应商业务的未来发展方向。此外,请考虑公司的年龄和财务状况。
产品可行性–了解ERP产品在市场上已有多长时间,并寻求其客户的参考。询问供应商他们打算继续运行该产品多长时间,以及他们是否定期发布更新或进行产品改进。如果您真的想涵盖所有基地,请向供应商询问他们计划在未来几年内发行的产品。
可扩展性–评估产品可扩展性需要您从内部看待业务的未来。您将来是否需要添加用户或扩展功能?您的企业是否有潜力拓展新市场?考虑系统功能是否可以支持和增强您的业务策略。对于年轻的成长型企业而言,这尤其重要-您选择的ERP系统必须能够与您一起成长。
3.技术
ERP系统中采用了大量技术–例如,标准软件应包含与商业智能,报告和定制相关的功能。与功能评估类似,您应该问自己:解决方案提供哪些技术,我们需要什么技术?
准备比较ERP或积极执行软件选择过程时,请考虑以下因素:

定制–考虑解决方案是一站式解决方案还是将针对您的组织和独特的业务流程进行定制。如果需要定制解决方案以起作用,请确保供应商能够完成请求。
要求–考虑解决方案是否可以满足您组织的技术需求。例如,它可以生成可视的实时销售报告以用于演示吗?
价值–评估ERP是否利用最新的尖端技术,以及供应商是否计划持续更新系统。考虑此因素可确保您无需花费时间和金钱来实施很快就会过时的系统。

4.费用
显而易见,您应该考虑ERP系统的成本,但是不幸的是,它并没有听起来那么简单。考虑到几个不同的因素,重要的是要问自己:解决方案的真正成本是多少?真正的成本包括许可费用,这取决于您拥有多少用户,软件本身或您选择的模块,托管或硬件,实施,维护,培训和支持。在签署任何类型的合同之前,最好先确定您的投资回报率的大致估算值。

在评估ERP成本时,请考虑以下因素:

基本定价信息–首先,评估平台的成本以及它是否适合其提供的功能和技术。如果供应商的定价结构不公平,您可能会找到另一种产品-海里有很多鱼。
真实成本–接下来,确定解决方案的真实成本。计算长期总拥有成本(TCO),并确保将上面列出的所有适用成本纳入其中。
投资回报率–完成后一项评估后,估计预计的投资回报率(ROI)是否会大大超过总拥有成本。
5.支持与培训
支持和培训是始终保持系统正常运行和运行的重要组成部分。在当前的ERP市场中,供应商提供了广泛的支持和培训内容。一个全面的培训计划通常包括获得培训视频或文档,在线知识库或用户社区和选择面对面的培训。全面的支持通常包括访问呼叫中心以及各种在线资源。另一方面,某些供应商不提供支持或培训,也不提供外包支持和培训。

考虑到这些要点,仔细研究很重要:将提供什么样的支持和培训?我们需要什么样的支持和培训?您应该查看支持和培训产品,确保它们能为您的最终用户使用,并与供应商签订明确的协议。

在审查支持和培训时,请考虑以下因素:

最终用户的需求–首先,花一些时间来考虑最终用户的需求。什么样的培训,例如面对面的还是虚拟的,对于最终用户而言将是最方便,最有效的?您是否有内部IT团队可以为您提供技术支持,还是完全依靠外部支持?
定价–许可费用中是否包括支持和培训的费用,还是这是一项额外的投资?
6.行业专长
行业专业知识实质上是指供应商满足您特定需求的能力。根据您的要求,您很可能可以找到专门针对您的业务类型和规模设计的解决方案。与了解您的业务运作方式的供应商合作是一个主要优势,并且可以将诸如行业最佳实践之类的东西内置到系统中。问问自己:您的业务性质是否需要专门的平台?

最后的想法
选择ERP系统是一个漫长的过程,需要考虑许多因素。但是正如您所看到的,它可以分解为可管理的部分。请遵循我们概述的逐步过程,并记住从收集您的需求开始。经过严格的研究和选择,您最终将找到一家供应商,该供应商将提供该系统,使您的业务更上一层楼。

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