使用RFP查找最佳的CRM供应商

如果您正在寻找 CRM软件 解决方案,那么最好为项目做好准备。有数百家不同的CRM供应商,他们都声称自己是最好的。其中一些是针对特定行业的,但大多数则具有足够的优势,或者具有不同的类型,可以根据业务类型及其特定需求来适合各种不同的公司。

帮助缩小CRM供应商范围的一种方法是首先内部关注,然后创建RFP(提案请求)。拥有这些文件中的一个对于在相对较短的时间内将大量潜在选择减少到少数选择中具有巨大的价值。此外,它还可以帮助您提高自己的业务流程和方法的效率。

最终,RFP的目的是解释您的公司,其需求/需求,当前流程,计划,定价以及您希望从CRM中获得什么。对于内部出现的有关流程或需求/需求的任何辩论,您都可以在RFP中以开放式问题的形式提交,以使您可以更好地评估CRM供应商的响应。

为了帮助您的公司创建最佳,最有效的CRM RFP文档,WorkWise团队已汇总了前八项建议。以下是博客系列的第一部分。

1.首先介绍您的公司
共享公司的背景信息,以使CRM供应商更好地了解您的工作以及详细信息,例如:规模,收入,位置等(如果您足够舒服的话)。这将帮助CRM提供商查明类似的客户和最佳做法,以供将来参考。

在这里要做的最重要的事情是陈述您的工作,如何做,想要CRM要做的事情以及您要改进的地方。使用细节,还提到您将来想做的事情。这样,您不仅可以立即评估,还可以帮助您评估可以用来发展业务并为将来服务的CRM。

2.给出下一步的具体日期
您要做的最后一件事是花一年时间评估CRM解决方案。根据您的特定业务,两个月可能太少或恰到好处。无论哪种方式,都有一个清晰的时间表对于保持您和供应商的正常运转很重要。

设置的第一个日期是接收RFP响应的截止日期。如果CRM提供者迟交,需要更多时间或为无法完成的原因找借口,您可能需要三思而后行。

下一个截止日期是评估过程。对RFP响应进行评估,查看演示,然后进行最后一轮评估或做出最终决定。您不必太严格,但是给出一个大致的估计值来衡量进度以及要牢记的目标,将大有帮助。

做出决定后,还需要一个时间表来实施,培训和自定义(如果适用)。这些是最有可能更改的,尤其是考虑到您选择的供应商,还取决于复杂性和多样性。但是,最好还是要参考一些东西。理想情况下,到此为止,CRM RFP流程中最困难的部分应该已经解决。

3.写下预算并坚持下去
如果您选择云CRM,则成本通常会更低且持续不断。一些公司提供“一站式”定价,而另一些公司包含不同级别和功能。保持严格的预算将有助于您避免因不需要的东西而被抛售。

在本地CRM购买中,通常需要支付一笔大笔的前期费用,然后您才拥有许可证。从那里开始,唯一的成本就是每年的小额维护。对于本地CRM,更重要的是找出维护带来的好处,使其物有所值,以及IT人员在处理CRM方面的表现如何。

4.彻底解释最高优先级需求
尽管需求可能很多,但让CRM公司知道哪些是头等大事,可以帮助双方节省时间。如果CRM知道它在大多数最重要的优先事项上都存在弱点,那么他们很可能不会响应,因为他们最终会被淘汰。同时,将其优势与您的业务需求完美匹配的CRM将脱颖而出。

另一个好处是它将这些优先事项摆在您面前。如果某个场景发生在多个CRM之间很近的地方,那么牢记这些优先事项可能就是与众不同的了,这也是理所当然的。如果您认为CRM都是一样的东西,或者他们都可以平等地完成工作,那么就很容易陷入CRM的奢侈品中而忽略了基础知识。

5.详细,但要简短
RFP并不是一本关于公司的书。信息越多越好,但是到了一个点,一个接一个的线变得太多了。这不仅对您而言非常耗时,而且对于CRM供应商也是如此。他们将基于基本知识知道他们的合身性如何,并且最好让他们精心制作,以便您对他们的产品有更多的了解。

在演示阶段,应该会出现越来越多的细节。长时间的对话,花费在看似微妙的功能上的大量时间以及关于自定义的讨论可以在人与人的交互过程中进行,并且更加有效。相对于其他过程,最好在此阶段的此阶段节省尽可能多的时间和资源。

6.需求至关重要,需求是次要的
RFP应该包括需求和需求;但是,调整文档和公司的整体感觉以更好地了解您的需求很重要,因为这应该是帮助缩小CRM供应商范围的最大因素。

这是因为需求通常是新颖的,华而不实的,较小的功能,不一定会影响全局。需求可能是与众不同的,但它们不应成为最终决定的基础,尤其是如果这意味着牺牲任何需求的话。这很少是一个广受好评的决定,或者将来会有所回报的决定。

辩论一定会在内部发生,但需要做出最终决定。如果所有其他方法均失败,则让位给参与评估过程的最高级别的员工。

7.在没有顾问的情况下进行RFP(如果可能)
顾问永远不会真正保持公正。有些人比其他人有更大的偏见,他们直接从他们出售的某些卖方那里获得了边际付款,而另一些人则可能出于不相关的原因而喜欢某些卖方。关键是始终代表自己,并且在整个过程中不要被局外人所左右。

顾问可能很有价值,但应该更多地用作指导,以打开您的视野,让您了解新想法并赋予事物新鲜的外观;但是,带一点盐,注意它们可能有其他动机。CRM供应商本身也应该能够完成顾问的工作。

8.获取有关他们拥有的类似客户的信息
您提供的背景详细信息越多,对于CRM提供者来说就越容易(或更难)。他们提供的任何参考或示例都可以显示专业知识和证据,证明它们可能非常适合您的公司。RFP中的详细描述应该足够,因为在稍微缩小CRM供应商列表的范围之后,可以实际处理参考文献。

根据对您的公司更重要的方面(产品,规模,流程等),您还可以定位特定的参考。它还可以帮助CRM公司了解您所处的范围,以便他们对自己所从事的行业有更好的了解。如果他们不愿意共享任何相似的客户或没有共享的客户,那么最好寻找替代供应商。

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