提出建议时,免费的CRM RFP模板和分步指南

大小公司已经意识到客户体验的重要性日益提高,并希望保持竞争优势。朝这个方向迈出的第一步是选择CRM软件。为了帮助您找到满足您独特业务需求的最佳解决方案,我们为您的下一个CRM RFP编写了指南。

对于许多人来说,CRM战略是推动和管理业务成功的最重要组成部分。成功的战略需要强大且适合的CRM软件解决方案。

CRM成为2017年最大的软件市场,预计到2023年将达到350亿美元。成百上千的供应商为您提供了很多不错的选择。但是,由于有许多可用的解决方案,可能很难理清所提供的内容和您真正需要的内容。

新软件评估的过程通常是随机任务和选择的集合,这些任务和选择以错误的顺序处理,从而使公司承受无法实现用户采用或解决痛点的解决方案的负担。创建CRM RFP(建议书)提供了结构和方向,以便买家可以根据数据做出明智的选择,并确定最佳供应商的候选清单。这样做有助于公司确保他们选择正确的CRM解决方案,成功实施并获得较高的用户采用率,从而促进更大的业务增长。

这篇文章将引导您逐步完成创建和管理CRM RFP的过程。但是首先,我们将快速介绍一些定义。

什么是RFP?
在查看创建CRM的RFP涉及的步骤之前,了解什么是RFP非常重要。因为它实际上有几个密切相关的请求,这也可能有所帮助。让我们分解一下:

索取资料
这是搜索的初始阶段。您的CRM RFI可以帮助您解决问题,并为发送RFP打下基础。RFI充当从各种供应商收集信息的工具。

您对CRM市场的熟悉程度可能决定您是否使用CRM RFI。如果您不熟悉其他供应商和选项,那么发送RFI将为您节省很多时间和麻烦。

这里的目标是尽可能多地投放信息。这将为您选择使用RFP的供应商设定框架。为了充分利用您的信息请求,最好包括以下信息:

有关您公司的一般详细信息
最低要求(例如,CRM必须考虑社交媒体集成)
您要通过CRM解决的挑战以及建议的修复
有关行业专业的问题或解决方案旨在解决的特定问题
一种说明所包含功能是本机功能还是需要第三方集成的方法
供应商共享其信息的部分,包括服务产品,实施和支持,价格结构,产品路线图和公司历史
响应截止日期(通常为几周)
成功的CRM RFI的诀窍是在过于模糊和过度研究之间取得适当的平衡。供应商需要了解他们的产品可以如何帮助您的公司。只要记住您要使用直升机视图,就可以帮助您确定要在地面上访问的CRM环境的哪些部分。

征求建议书
您已经完成了初步研究。现在是RFP发光的时候了。

没有RFP会完全一样,因为您是根据公司的特定需求构建的。但是,最好至少使用以下元素:

解释为什么要寻求CRM的背景信息
贵公司的预算
选择CRM的原因
您想要实现的目标
您用来审核供应商的条件列表
提交信息
发送提案的回复截止日期
在下一节中,我们将深入研究细节。

要求报价
与RFI一样,RFQ是可选的,但经常使用。这是您在列表中只剩下几个供应商(甚至只有两个)时拖到游戏后期的卡。

名称有点误导-确定价格的确切报价当然是其中的一部分,但是您应该询问其他一些细节。具体来说,重点在于找出实施过程是什么样的,供应商将如何部署您的CRM和RFP中未解决的其他最终细节。

建立有效的CRM RFP的7个步骤
许多人通过查找CRM RFP模板开始此过程,该模板包含可自定义的关键CRM标准列表。根据模板的质量,这可能是一个有用的起点。但是,除了下载和自定义RFP模板之外,此过程还有更多其他功能。

为了成功选择正确的CRM,我们建议您遵循以下RFP流程:

步骤1:挑选团队
准确,相关的信息是成功的CRM RFP的基础。而且,只有在适当人员的帮助下才能建立基础。

实施新软件会影响从IT到最终用户的每个人,因此确定每个利益相关者并收集他们的意见是关键。这有助于准确地确定最重要的CRM软件需求的优先级,并使决策者获得做出明智选择所需的信息。

当您组成甄选委员会时,首先要从最接近项目的人员开始—销售代表和经理,营销人员以及将要成为主要用户的任何其他人员。他们将对特定的痛点以及如何解决它们有最清晰的了解。

您还应该包括可以提供技术专长的IT主管。对于具有复杂要求(例如安全措施和复杂数据集成)的大公司而言,这至关重要。最后,请具有决策权的成员参与,例如CMO和CFO。

步骤2:分析您的业务需求
在开始具体工作之前,您需要清楚了解业务的运行方式和需求。您已经确定需要购买CRM软件,无论是第一次部署还是更改产品。但为什么?花时间评估您做出此决定的原因。

公司的规模和内部流程的复杂性将决定您在此阶段需要投资多少工作。您应该记住一些注意事项:

当前的缺点:无论您使用的是电子表格还是其他CRM解决方案,您所拥有的与需求之间的差距在哪里?用户发现缺少或令人沮丧的哪些特定功能?
分析:最重要的数据要进行报告?您需要报表的用户友好程度如何(可视化仪表板还是繁琐的电子表格格式)?
流程:正确的软件将支持和增强您的流程。确保已将它们完整记录在案,以便您了解工作流程并可以相应地评估产品。
用户采用率:用户对新CRM的需求是什么?确定这一点对实现成功的实施有很大帮助-缺乏用户采用是CRM实施失败的主要原因。
部署:考虑到预算,IT基础架构,用户访问要求和移动性需求等因素,在本地还是在云中进行部署是否更有意义?
以客户为中心:实际上,CRM软件不是主要与精美的仪表板和指标有关,甚至与内部改进无关。最重要的是,它应该可以帮助您更加以客户为中心。其中包括从可帮助您提供一致体验的360度配置文件到使您能够提供一流服务的强大支持工具。
步骤3:编译并按优先级排列CRM要求和功能
选择CRM的下一步是确定您的组织要求是什么。这与上一步紧密结合,在上一步的基础上进行扩展,以根据收集到的有关公司的信息列出所需的单个CRM功能。

从头开始,列出您的committee选委员会认为有价值的所有内容-您以后可以缩小范围。对于应包括的内容会有不同的意见,因此获得每个人的意见至关重要。销售经理可能将仪表板和性能评估工具列为必备工具,而IT人士不会考虑没有数据加密和两因素身份验证的任何内容。

编译完所有需求后(我们的免费工具可以帮助您解决此问题),对它们的重要性进行排名,以区分必备功能和必备功能。在执行此操作时,请记住第二步的详细信息。例如,如果您由于销售代表不断追求最终导致冷淡的销售线索而亏钱,那么将销售线索计分作为当务之急。

没有一种产品能够完全满足您的所有需求,因此您需要完全清楚哪些功能或需求分组必须位于列表的顶部,并对其进行相应的加权。

交付业务价值的功能最终至关重要。寻找哪些功能可以增强客户关系,增加收入,降低成本,节省时间并促进更大的协作。这些是您要建立的核心支柱。

编制需求时,请考虑与您合作的供应商的类型。实现正确的软件适配是至关重要的,但与供应商保持牢固的关系同样重要。考虑您的团队是否需要培训,实施或迁移方面的帮助以及持续的支持,这是您建立需求的一部分。更进一步,将价格,系统正常运行时间(如果使用基于云的解决方案)和合同承诺等因素综合考虑。

有了优先事项列表,您可以从项目利益相关者那里收集反馈,以确保RFP充分满足所有考虑。在这一点上,您将根据加权标准来缩小功能列表,以确保获得所需的一切而不会产生额外的麻烦,这只会使软件变得更加繁琐。您还希望获得高管的支持,以确保流程不会停止。

这个过程将花费时间,但是付出的努力将会得到回报。正确满足关键的CRM要求将帮助您在第一时间做出正确的选择,从而节省大量的时间和金钱。

第4步:创建投标请求
定义并排序了特定的CRM要求后,您将需要将它们集成到CRM RFP的创建中。目的是确保供应商响应您创建的CRM标准。

编译RFP时,最好多做一些。仅包括相关信息,但请确保您没有遗漏任何重要细节。这将帮助供应商了解他们可以(或不能)为您的公司提供良好服务的确切方法,最终可以帮助您最终获得适合组织的最佳CRM系统。

确保您的CRM选择项目的RFP组织良好且专业。理想情况下,您将通过技术选择管理平台提交RFP项目,以便您可以自动计算供应商响应并更轻松地对其进行分析。

该SelectHub平台是专为这一目的。它会引导您完成整个过程,因此,管理每个步骤都不会太复杂,整个RFP流程的速度最多可提高50%。

步骤5:列出CRM供应商名单
定义关键需求并将其导入CRM RFP模板后,您将选择一个供应商清单。在这里,您的目标是质量胜于数量。将您的候选清单控制在10个以下的供应商中-争取5至8个供应商是一个不错的目标。这样可以确保您的评估团队有足够的时间给予每个建议适当的关注。另外,您的名单越短,您就可以更快地选择获奖者并继续实施。

有了您的候选清单,您现在就可以开始提交RFP。尽管电子邮件是发送RFP和接收建议的一种常用方法,但请考虑在线平台是否有助于管理此过程。此类工具简化并简化了RFP流程周围的通信。

要求CRM供应商响应RFP可能是一个耗时的过程。确保您清楚地表达了您的要求,并尽可能使供应商以实物方式答复。

步骤6:评估CRM软件的RFP响应
过去,技术买家通常在评估之前就等待所有回应。这主要是由于需要编译所有数据和响应的手动过程。

现在,有了供买方(和卖方)使用的新工具,您就可以评估和计算对RFP的响应。

这样做的好处是多方面的:

缓解决策者带宽问题
发现并及时回答供应商的问题
淘汰不符合关键要求的供应商

在此步骤中,您开始看到自己的劳动成果。每个供应商都不太可能满足您的特定要求。即使是这种情况,某些供应商也会比其他供应商更加突出。

使用他们的回答将他们推到下一阶段,跟进其他问题,或者确定他们的产品不适合您的业务。当后者发生时,请务必与供应商联系,并让他们知道您已经考虑了他们的建议,但已将其从运行中删除。供应商将期待他们的状态更新,这是专业的礼貌。

步骤7:评估后
至此,可能已经出现了明显的赢家。如果是这样,恭喜!您正在寻求最合适的CRM,从而为客户带来更好的体验。

如果没有,您可以采取一些其他步骤来确定要选择的解决方案。这是最常见的:

与供应商决赛入围者一起进行试验或概念验证,这将使您了解CRM如何执行特定任务。
请求供应商客户参考。发光的参考文献通常是您与供应商之间关系发展的一个很好的晴雨表,因此,不要只看闪亮的五星级参考文献。
观看现场演示。与概念验证类似,这是您使用实际场景观看CRM的机会。
谈判合同和定价条款。您的决定可能取决于哪种解决方案更适合您的预算。

最后,一旦到达合同的定稿阶段,请验证供应商将如何支持实施。大多数供应商都在其网站上提供了此类信息,您可以将其包含在RFP或RFQ中,但还是很高兴知道您和供应商位于同一页面上。

供应商可能会提供专业服务来帮助您实施CRM。如果您正在从本地解决方案转向基于云的解决方案,那么这可能是一笔宝贵的财富。如果您要更换CRM,并且需要将数据从旧系统迁移到新系统,则在供应商的帮助下也很有帮助。

没有人比供应商更了解产品,因此他们的专业知识将促进顺利实施。而且,如果您可以避免将资源投入到实施中,那么您的IT团队将感激您。

无论是由供应商处理实施还是由您自己决定,以下是要考虑的几个关键点:

获得CRM“冠军”。这是负责您公司的专家,充当供应商POC,负责回答用户问题并通常拥有流程的负责人。
映射数据和流程。数据集成的关键部分是数据映射,即将现有数据字段与其相关目标匹配的过程。例如,如果您当前的联系人个人资料包括姓名,电话号码和电子邮件地址,则数据映射可确保目标数据库的字段相关联,因此信息不会丢失或损坏。同样,您需要将现有的营销和销售流程映射到新系统的工作流程。
推出之前进行测试。测试团队应在上线日期之前对软件进行调整。他们可以查找问题,确定其运行状况(以及其功能与供应商承诺的相近程度)并提供反馈,以便您可以在整个团队需要访问之前实施更改。
培训用户。每个人都应该有机会学习新解决方案的工具,导航,工作流和其他

回顾:使用CRM RFP选择可能的最佳解决方案
拣选软件具有挑战性。您实施的每个解决方案在公司的运营和战略中都起着至关重要的作用,但是CRM解决方案是管理您成功的最重要因素:客户的一种方法。您需要正确处理。

发送CRM建议请求是确保您的CRM解决方案能够处理您提出的任何问题的绝妙方法。

如果您不确定从哪里开始,或者想快速轻松地查看顶级CRM供应商,我们将为您服务。我们的免费比较报告是快速启动选择过程的理想工具。我们还构建了一个需求模板,该模板可以加快流程速度,同时确保满足所有关键需求。

留下回复