项目管理软件需求清单和模板

如果您不是最精通技术的人,那么使用软件管理项目可能会令人生畏。这意味着,在许多项目经理不一定是软件专家的情况下,制定和实施项目目标可能会充满挑战。幸运的是,存在项目管理软件可以使每个人的流程更流畅,更好。为了找到适合您组织的完美解决方案,您应该首先收集项目管理软件的要求。我们整理了一个方便的清单来帮助您入门:

在供应商选择过程中,很容易被市场上各种工具和功能所混淆。因此,为避免分心,了解组织的需求和要求很重要。请查看以下我们为快速入门而构建的综合清单。

首先回答这些问题
您想在哪里部署软件?
这是寻找产品时要考虑的最基本的问题之一,您的PM软件搜索应从对环境的精确了解开始。寻找适合您行业的产品,或考虑要在其中部署软件的部门。您还可以根据组织的规模进行选择。此外,您从事的项目类型(例如财务或基于IT的,面向客户的或内部的)可以为搜索创建基准。

谁将使用该系统?
根据团队需求探索软件选项。整个团队,多个团队或多个组织可以使用这些平台。产品范围应基于用户反馈和供应商需求。此外,了解项目的范围对于避免在功能和所需功能方面的不必要支出至关重要。牢记组织的未来发展,以帮助评估新软件的可扩展性。

您需要多少技术援助才能实施?
回答此问题将帮助您确定所需的PM解决方案灵活性。买家应该对他们希望如何进行入职过程有所了解。有些系统不需要有关如何设置的技术知识,而另一些则需要专业知识。如果您是第一次部署软件,请寻找具有培训工具和服务的产品。如果您的最终用户以前使用过它,则可能不需要正式的培训课程。

你可以投资多少?
知道可以投资多少无疑是要考虑的重要因素。根据所提供的功能,技术支持,甚至根据同一产品的不同层,产品的价格可能会发生巨大变化。建立需求后,您可以做出更好的决策并最大程度地减少不必要的成本。

关键要求
专案
项目管理的“项目”部分是此类软件的核心。具体来说,项目管理软件负责监督软件开发,网络升级,云计算,硬件安装,虚拟化部署和其他基于技术的项目。

该软件使管理人员可以为团队定义项目,布置关键信息,例如范围,风险,假设等。这具有集中化项目信息并减少浪费时间的交流以确认项目期望的好处。

如果项目是您组织的标准项目,则用户可以利用该解决方案为您存储的预建计划模板。这些模板可以基于您所在行业的各种方法,也可以基于先前项目中的特定用例。对于项目经理来说,这是非常高效的,它可以从头开始,而不是每个项目都从头开始。

但是,如果项目不是标准项目,则软件还允许用户创建新的自定义项目模板。这样可以保持团队的组织性和凝聚力,而不会将其限制在标准化模板范围内。另外,一旦创建了自定义模板,就可以轻松复制它以备将来使用。

定义和描述项目
预制项目模板
自定义项目模板
任务与要求
管理项目的一部分是管理团队的工作以完成它。该软件提供了一系列功能,使项目经理可以组织和精简团队。用户可以将大型目标分为较小的任务和子任务,从而将工作分解为可管理的结构。他们还可以给这些任务指定截止日期,以确保整个项目按计划进行。

保持项目正常进行需要专门的业务规则。软件使用户可以定义自定义规则,以确保所有团队成员的安全性和合规性。他们还可以自动执行某些操作,例如更改问题的优先级,向用户分配任务等。

一个看板的观点是基于看板,一个简单的规划系统,旨在提高效率和生产力的日观的系统。从最基本的角度讲,它将任务分为三类:要做,做和完成。它将任务分解为可管理的大块,并以简单直观的方式监控生产力。该软件通过提供任务中的系统看板视图来简化工作流程并提高效率。

商业智能和报告
商业智能工具曾经是拥有大量现金的强大企业的权限。但是现在,大多数其他类型的软件都提供了一些BI元素来帮助用户。BI应用程序的目标是为用户提供与其业务流程相关的详细报告和数据。

项目管理商业智能功能提供了一系列分析和报告选项。用户可以从包含标准KPI(例如ROI或性能指标)的模板生成预建报告。摘要报告为管理人员提供了项目活动,任务,截止日期和里程碑的概述。用户可以查看图表,性能指标和其他关键的KPI,以监视其团队的进度并确保整个项目保持正常。这些功能通常包括有用的图表和可视化内容,例如条形图,饼图,甜甜圈图,折线图等。

仪表板是交互式且用户友好的界面,使用户可以使用BI功能。具有BI功能的PM解决方案使用户可以创建具有关键项目数据的可自定义视图的仪表板。这些数据以易于消化的可视化形式显示,例如图形,图表,摘要等。这些仪表板甚至提供实时更新,因此您的项目经理始终处于最新状态。

技术要求
这些要求侧重于用户的技术需求。例如,此解决方案是否提供移动访问?如果是这样,这是以移动网站还是本机应用程序的形式出现的?如果团队成员远程工作或仅在旅途中跟踪项目活动,这可能很重要。

阿库是用于数据,文件和代码中央存储位置。版本控制功能主要利用它,该功能存储文件的各种版本。这有助于防止重要数据丢失,并在意外删除或计算机崩溃的情况下使项目保持正常运行。系统提供了包括用于存储文件的多个版本的源代码存储库,但是如果您想进一步控制,还可以使用第三方托管选项。

您的组织是否使用CRM软件?如果是这样,确保您的软件可以成功与其集成是至关重要的。集成可以直接在系统之间同步联系人,从而减少数据输入任务和数据重复的风险,并为用户提供与客户支持任务的直接连接。

另一个重要的集成是与电子邮件的集成。无论是Gmail,Outlook还是其他电子邮件套件,将您的软件与电子邮件集成都会带来一系列好处。首先,用户可以注册有关任务的电子邮件警报,以确保在将新任务移入法院或完成从属任务时向团队成员发出警报。这提高了生产率并简化了跨渠道的沟通。

身份管理是一组安全功能的名称,该功能控制谁有权访问哪些数据和哪些应用程序。其核心是基于角色的访问,它使管理人员可以控制哪些类型的用户或哪些个人用户可以访问特定的系统和网络。这不仅可以减轻员工窃取数据的可能性,还可以提供帮助。当只有关键用户才可以访问敏感数据时,这也降低了不幸的计算机病毒员工意外损坏系统安全性的可能性。

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